Da ist der Wurm drin: Wenn die tragenden Säulen des Mehrgenerationenhauses morsch werden

Überlastete Strukturen in Unternehmerfamilien sind ein unterschätztes Risiko. Zu wenig Organisation und zu viele informelle Rollen sind der perfekte Nährboden für Stillstand und Konflikte.

Der Beitrag zeigt typische Szenarien, analysiert die Folgen und liefert Lösungen – von schlankeren Strukturen bis hin zur Professionalisierung durch ein Family Office. Jetzt handeln ist entscheidend, um die Handlungsfähigkeit über Generationen hinweg zu sichern.

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Familienunternehmen sind hochkomplexe Organismen. Sie verbinden wirtschaftliche Leistungsfähigkeit mit familiären Interessen und müssen über Generationen hinweg handlungsfähig bleiben. Doch wenn diese Balance kippt, wenn gewachsene Strukturen nicht mehr tragfähig sind, drohen Unordnung, Frust und dysfunktionale Prozesse. Das Phänomen der „überlasteten Strukturen“ kann langfristig die Zukunftsfähigkeit einer Unternehmerfamilie gefährden. Höchste Zeit also, die Warnsignale zu erkennen – und strategisch zu handeln.

Wann eine Struktur überlastet ist: Zwei typische Szenarien

Beispiel 1: Die Ehrenamtlichen am Limit 

Sabine war engagiert. Fünf Jahre lang hatte sie den Familienrat mit aufgebaut, zwei Jahre leitete sie ihn. Doch mit zwei kleinen Kindern und einem Vollzeitjob wurde es zunehmend unmöglich, weiterhin einen ganzen Tag pro Woche für die Familienorganisation aufzubringen. Und: Niemand aus der Familie war bereit, ihre Rolle zu übernehmen. Das Konstrukt, das einst Zusammenhalt und Orientierung schuf, stand vor dem Zusammenbruch.

Beispiel 2: Der CFO als „Kummerkasten“ 

Robert begann als CFO eines wachstumsstarken Mittelständlers. Was mit der Steuererklärung des Firmengründers begann, entwickelte sich zu einem kaum mehr bewältigbaren Mix aus Stiftungsmanagement, Nachlassfragen und Mehrparteien-Immobilienverwaltung. Er wollte helfen – doch seine informelle Zusatzrolle als "Family Officer" wurde zur Sackgasse. Würden ihn die Nachfolger des Gründers feuern, wenn er auf die Defizite hinwies?

Beide Fälle zeigen ein ähnliches Problem, dem wir in der Praxis immer wieder begegnen: Strukturen, die gut funktionierten, als sie eingeführt wurden, sind längst an ihre Grenzen gestoßen. Doch anstatt aktiv nach Lösungen zu suchen, setzen Familien oft auf Improvisation. Das hat dann oft ganz plötzlich fatale Folgen, die auf den zweiten Blick keinen überraschen.

Warum überlastete Strukturen gefährlich sind

In unserer Beratungspraxis begegnen uns nicht selten folgende drei Warnsignale für überlastete Strukturen:

1. Wichtige Themen bleiben liegen: Schlüsselthemen wie Investitionsstrategien, Nachfolgeplanung oder gemeinschaftliche Vermögensverwaltung liegen brach, weil alle mit dringenden Sachen voll ausgelastet sind.
   

2. Die Expertise fehlt. Komplexe Themen mit juristischen, steuerlichen und betriebswirtschaftlichen Anforderungen sprengen das Wissen der bisher Verantwortlichen.

   
   

3. Familienführung und Kommunikation geraten ins Stocken. Wer organisiert Meetings, sorgt für saubere Dokumentation und konsequente Nachverfolgung der Entscheidungen? Wer vermittelt zwischen Interessen? Wer entwickelt die nächste Generation als verantwortungsbewusste Gesellschafter? Ohne klare Zuständigkeiten herrscht Stillstand.
   

Werden diese Alarmsignale ignoriert, kommt es häufig zu einer Kettenreaktion, die dann schnell zu folgenschweren Konsequenzen führt:

• Ehrenamtliche Familienmitglieder ziehen sich zurück.

• Governance-Organe (Familienrat, Beirat, Gesellschaftergremium) verlieren ihre Wirksamkeit.

• Externe Führungskräfte geraten in unlösbare Rollenkonflikte und gehen.

• Wichtige Entscheidungen werden aufgeschoben oder von Einzelpersonen im Alleingang getroffen.

  
  

Kurzum: Ohne leistungsfähige Organisation und dazu passende Prozesse steigt die Gefahr von internen Konflikten, wirtschaftlichen Fehlentscheidungen und langfristigem Substanzverlust.

Wie Familien strukturelle Überlastung vermeiden können

Wir zeigen in diesen Situationen zwei Optionen auf, um überlastete Strukturen zu entlasten:

1. Vereinfachung und Priorisierung

Familien können bewusst Komplexität reduzieren:

• Gremien-Strukturen verschlanken.

• Prozesse systematisieren.

• Klare Rollen und Verantwortlichkeiten definieren.

  
  

Diese Maßnahmen sind unserer Erfahrung nach jedoch oft schwer durchzuhalten – denn was auf dem Papier simpel klingt, stößt in der Realität schnell an emotionale und operative Grenzen.

2. Professionalisierung durch ein Family Office

Mehr und mehr Unternehmerfamilien entscheiden sich unter diesen Umständen für den Aufbau eines eigenen Family Office (SFO). Dabei geht es nicht nur um Vermögensverwaltung, sondern um eine umfassende Management- und Steuerungseinheit für alle relevanten Themen:

• Governance- und Gesellschaftermanagement: Koordination von Gesellschafterversammlungen, Kommunikation, Ausbildung der nächsten Generation.

• Steuer-, Rechts- und Finanzfragen: Strukturierung von Beteiligungen, Nachlassplanung, Treuhandverwaltung.

• Strategisches Vermögensmanagement: Investments, Immobilienverwaltung, philanthropische Aktivitäten.

  
  

Ein Family Office sollte unserer Erfahrung nach schrittweise aufgebaut und an die individuellen Bedürfnisse der Familie angepasst werden. Entscheidend ist jedoch, dass es nicht nur als Kostenfaktor, sondern als strategische Investition verstanden wird.

Der richtige Zeitpunkt zum Handeln

Die Erfahrung zeigt: Familien erkennen überlastete Strukturen oft erst, wenn es schon an mehreren Stellen brennt. Dabei wäre es einfach zu handeln, wenn sich erste Engpässe bemerkbar machen.

Wer rechtzeitig handelt, kann mit wenig Aufwand eine kluge Struktur schaffen, die langfristig Stabilität und Handlungsfähigkeit sichert – für das Unternehmen und für die Familie über Generationen hinweg.